Zo voer je nooit meer een saaie (online) vergadering

De helft van de meetings wordt niet naar tevredenheid afgerond, terwijl we een groot deel van onze werktijd besteden aan vergaderen. De percentages in onderzoeken lopen uiteen van 25 tot 70 procent (!). Daar gaat duidelijk iets mis. We verdoen kostbare tijd met iets dat in veel gevallen niet het gewenste resultaat oplevert. En minstens zo ernstig is dat we het vaak niet plezierig vinden, zegt vergaderexpert Rob de Haas, van wie deze week de Praktijkgids online vergaderen verschijnt. Maar het kan wel degelijk, plezier hebben in een meeting. „Vergaderen zou fantastisch moeten zijn!”

Toch nemen we vergaderen al jaren voor lief, als een noodzakelijk kwaad dat er nu eenmaal bij hoort. De Haas voelde zich naar eigen zeggen lang een roepende in de woestijn. „De urgentie om effectiever en plezieriger te vergaderen was er nauwelijks.” Maar nu we bijna allemaal thuiswerken, zien we volgens hem ineens hoe slordig we eigenlijk vergaderen en krijgen we er last van. „Dit is een fantastisch moment om te breken met die oude vergadertradities. Dat oude gedrag naar het scherm kopiëren is een snelweg naar uitputting en irritatie.”

Zo is een monoloog van een half uur afsteken normaal al een beproeving voor je collega’s; online werkt het al helemaal niet. Dat komt door het gebrek aan non-verbale communicatie. Oogcontact is lastig en gebaren zijn amper te zien, waardoor je publiek heel geconcentreerd moet luisteren, wat veel meer inspanning vergt. Hoe het dan wel moet, online en straks weer offline? Vijf tips.

1. Spreek vooraf etiquetteregels af
Vooral online zie je dat mensen er verschillende ideeën op nahouden over wat wel en niet kan, zegt De Haas. „Is het oké om in je badjas voor het scherm te zitten? Mag je even weglopen om koffie te zetten? De één denkt: moet kunnen, de ander denkt: dit kan toch niet wáár zijn? Om irritaties te voorkomen, kun je daar het beste afspraken over maken.”

2. Zorg voor een helder doel
„Midgetgolfen zonder putje is niet leuk: we missen een doel. Zorg dat je vooraf duidelijk hebt wat je met een bespreking wilt realiseren en maak dat kenbaar. De meest gemaakte fout is dat we gewoon maar gaan zitten ouwehoeren zonder agenda. Betaald borrelen noem ik dat. Wil je dat er een probleem wordt opgelost, iets beoordelen of evalueren? Ideeën genereren? Vergaderen om te vergaderen vreet energie, daar moeten we echt vanaf.”

_{De tekst gaat verder onder de opleidingstool.}

3. Vergader niet langer dan drie kwartier aaneengesloten
Online vergaderen is vermoeiender dan offline, zoals we eerder aanstipten. Drie kwartier is volgens De Haas echt de max. „En als er eentje alleen maar aan het zenden is, houden we dat nog geen kwartier vol.” Strek na die drie kwartier even de benen, laat de hond uit. Zorg altijd voor een buffertijd zodat je niet van de ene meeting in de andere rolt zonder tijd om op adem te komen. „Anders maken we elkaar volledig gek.”

4. Houd de groepsgrootte beperkt
Streef naar een maximale groepsgrootte van vijf tot zeven mensen. „Dan kun je één gesprek voeren, als de groep groter is laten we ons afleiden.” En is de groep behapbaar, blijf dan van de mute-knop af en doe echt mee. „Het is de bedoeling dat je rijker uit een meeting komt dan dat je erin gaat.”

5. Zorg voor een goede rolverdeling
We moeten af van het hardnekkige misverstand dat als we de juiste mensen bij elkaar zetten, het vanzelf goedkomt, zegt De Haas. „Dat bestrijd ik. Zonder rolverdeling en een goed beeld van wat je wilt bereiken geef je een vrijbrief aan de praatgrage types en de dominanten. Bespreek vooraf wie vanuit welke rol deelneemt en werk met tijdblokken, dat geeft structuur aan de bespreking.”

In de Succesminuut deelt coach Charlotte van ‘t Wout haar beste tips voor een productievere én leukere werkdag:

Een training volgen zonder de deur uit te hoeven? Bekijk hier het volledige online aanbod van Intermediair

Bekijk de video’s van AD Werkt in onderstaande playlist: