Zo breng je de boodschap in je mails goed over

Helder en overtuigend schrijven is vaak behoorlijk lastig. Nu we nog steeds veel vanuit huis werken en de hele dag over en weer mailen, is het extra belangrijk geworden je boodschap kort en krachtig te brengen. Hoe je dat aanpakt? Door jezelf eerst de juiste vragen te stellen.

We beginnen vaak direct met schrijven en denken niet na over wat we met de tekst willen en wat het doel is, zegt schrijfcoach Marieke Grasboer. ,,Bedenk daarom eerst wat je met je tekst wil. Schrijf je om te amuseren of wil je bijvoorbeeld iemand activeren of overtuigen?”

Voorbeeld: schrijftrainer Aleid van de Vooren-Fokma noemt de brieven van de gemeente die ze vaak ontvangt over wegwerkzaamheden als voorbeeld van hoe het niét moet. ,,Ik woon in een nieuwbouwwijk en geregeld wordt er aan een straat gewerkt. Ter info krijg ik vooraf een brief, vol informatie over wat er gaat gebeuren en waarom, terwijl je als bewoner wil weten van wanneer tot wanneer een straat is afgesloten.”

Niet elk onderwerp leent zich voor een mailtje. Sommige onderwerpen zijn hier te complex of gevoelig voor. Bedenk van tevoren: hoe zou je het zelf vinden om deze informatie via de mail te krijgen?

Voorbeeld: ,,Bij slecht nieuws zou ik altijd bellen of videobellen”, zegt Van de Vooren-Fokma. In een mail mis je al snel nuance en bellen maakt het persoonlijker. Een telefoongesprek is enger dan een mailtje, omdat je direct het antwoord hoort. Juist dit gegeven zorgt vaak voor meer begrip van de andere partij. Het wordt gewaardeerd als iemand moeite doet om je iets persoonlijk te vertellen. Ook over onderwerpen die technisch ingewikkeld zijn, kun je beter bellen, zegt Van de Vooren-Fokma. 

Vraag jezelf af: vanuit welke hoedanigheid schrijf je deze tekst? Wie ben je? En wat is je rol in dit verhaal? ,,Je hoeft het niet heel expliciet in de tekst te benoemen”, zegt Grasboer, ,,als je er maar rekening mee houdt hoe anderen je zien.”

Voorbeeld: als je jong bent en net nieuw binnen een bedrijf is een aanhef als ‘Hee, hoe is het?’ aan je baas niet erg gepast, zegt Grasboer. Het is niet alleen van belang na te gaan wat je eigen autoriteit is, maar ook na te denken over de lezer. Wie is je publiek en welke toon en informatie past daarbij? ,,Je moet je inleven in wie de lezer is.”

Bedenk: wat is de urgentie van de tekst? Waarom moet die nu verstuurd worden? En is het tijdstip handig?

Voorbeeld: als een mail heel urgent is, is het niet slim om die te sturen als iedereen net naar huis gaat. Dan kun je beter wachten tot de volgende ochtend om 9 uur, adviseert Grasboer. ,,De oude truc is: dinsdagochtend om 11 uur. De maandagen zitten vaak vol met allemaal afspraken en op dinsdag is het vaak wat rustiger. Veel nieuwsbrieven worden daarom ook op dit tijdstip verstuurd.”

Wil je beter leren schrijven? Op Intermediair vind je allerlei online-cursussen die je hierbij helpen. Bekijk het aanbod op intermediair.nl/schrijven

Krijg je maar geen antwoord op je mail? Coach Charlotte van ‘t Wout legt uit waar dat aan kan liggen: