Thuiswerken vanwege corona? Zo kun je toch goed overleggen met collega's

Het IMF en de Wereldbank hebben de voorjaarsvergadering in Washington afgezegd. Reden? Besmettingsgevaar. Deze en andere congressen of beurzen kunnen rekenen op duizenden bezoekers van over de hele wereld en dat brengt volgens veel organisatoren de nodige risico’s met zich mee. De bijeenkomst wordt nu online gehouden, stelt de organisatie in een persbericht. 

Ook sommige werkgevers vragen aan hun personeel om vanuit huis te werken. Twitter riep begin deze week duizenden werknemers op om vanuit huis te werken en zo verspreiding van het coronavirus te voorkomen. Ook twintig tot dertig directe medewerkers van energiebedrijf Engie die in contact zijn geweest met een collega bij wie het coronavirus is vastgesteld, werken de komende twee weken vanuit huis.

Maar hoe pak je dat het beste aan? En welke tool is nou handig? ,,Mensen die thuiswerken moeten beseffen dat het echt anders is dan op de werkplek. Op kantoor wordt de IT-structuur op een heel ander niveau geregeld door medewerkers die daar heel de dag mee bezig zijn”, zegt Arend Karssies van netwerkfabrikant Netgear. Bovendien wordt het internet thuis opeens op een andere manier belast. ,,Werknemers bellen en vergaderen bijvoorbeeld meer via het internet. Dan is het heel vervelend als het gesprek hapert. Zeker videoconferenties vergen veel van het bestaande thuisnetwerk.”

Werkgevers doen er volgens Karssies goed aan de verbinding te testen voordat er sprake is van calamiteiten. ,,Ik kan wel 101 rampscenario’s bedenken waardoor mensen niet meer op kantoor kunnen werken.” Dan is het handig dat je van tevoren weet dat al je werknemers vanuit huis ook gewoon het werk kunnen doen. ,,Want hoe zorg je ervoor dat een binnendienstverkoper zijn werk kan blijven doen als hij ineens thuis moet werken? Dat moet je van tevoren uitzoeken.”

Laat medewerkers van tijd tot tijd eens thuis werken en ontdek waar ze tegenaan lopen, adviseert Karssies. Zo ben je overal op voorbereid als de helft van het personeel thuis moet werken in verband met coronabesmettingsgevaar. ,,Als het niet werkt, geef dan advies om het op orde te krijgen. Regel als het kan zelf een betere internetverbinding voor medewerkers, een goed thuiswerksysteem en een VPN-verbinding, die het netwerkverkeer versleutelt.” 

Heel moeilijk hoeft dat niet te zijn, stelt hij. ,,Voorheen was het bouwen van een thuisnetwerk complex, tegenwoordig bestel je een doos met een wifi-systeem via internet en installeer je het zelf. Op die manier kun jij je werk blijven doen en kunnen je huisgenoten tegelijkertijd blijven netflixen.”

Hoe ga je dan om met bedrijfsdata en persoonsgegevens als je ineens langere tijd thuis moet werken? ,,Voorkom dat medewerkers data hebben staan op hun laptop of usb-sticks. Zorg voor een beveiligde online omgeving waar iedereen bij kan en waar alle data beschikbaar is”, zegt Karssies. En leg in een protocol uit wat je verwacht van het personeel. 

Het is niet altijd makkelijk om je te focussen als je thuis aan het werk bent, maar daar weet coach Charlotte van 't Wout wel wat op: