‘Houd het kort en krachtig’ en nog vier andere tips hoe je een zakelijke spraakmemo stuurt

Superhandig, zo’n voicememo op WhatsApp. Je kunt er namelijk on the fly iets mee sturen, zonder de onderbrekingen van je gesprekspartner. Een uitgebreide mail of app sturen hoeft niet, je praat gewoon een end weg in je telefoon. Voor sommigen - inclusief ikzelf - is het vaak een enorme uitkomst.

Een voicememo ontvángen is echter een ander verhaal. Vooral in de professionele context zijn voicememo’s voor veel mensen een ergernis. Ze zijn vaak (veel) te lang. Als degene die de voice-app krijgt moet jij het werk doen. Je moet tijd vrij maken om op een stille plek naar het hele verhaal te luisteren. Uit die verbale diarree moet je op zien te maken wat de verzender eigenlijk wil. En misschien wel - gruwel! - een voice-app terugsturen.

Omdat ik niet terugdeins van een eerste wereldprobleem - en om voicememohaters een plezier te doen - ontwikkelde ik een aantal Richtlijnen voor Professionele Digitale Stemcommunicatie, waar ik me in het vervolg plechtig aan beloof te zullen houden. Als jij dat nou ook doet, beperken we de frustratie tot het minimum.

1. Denk eerst na over wat je gaat zeggen. Klinkt logisch, maar gaat opvallend vaak mis. Weinig zo irritant als moeten luisteren naar iemand die zoekt naar een punt. ,,Wat wil ik eigenlijk zeggen…?’’ - dat had je van tevoren moeten bedenken!

2. Houd het kort. Niemand zit te wachten op een voicememo van vier minuut drieëntwintig. ‘Hee, je hebt me een podcast gestuurd!’ reageerde een vriendin laatst. Point taken. Heb je meerdere bespreekpunten, breek het bericht dan op in submemo’s van maximaal een minuut.

3. Eén onderwerp tegelijk. Zo leuk, een voice-app waar je als ontvanger aantekeningen bij moet maken - maar niet heus. Behandel één onderwerp per keer, zodat het overzichtelijk blijft.

4. Wees verstaanbaar. ,,Dus, het allerbelangrijkste is: mombompombompom’’. Voor jou misschien handig dat je iets inspreekt op de fiets/op de veerpont/op een landingsbaan/tijdens een orkaan. Maar voor de ontvanger is het wel zo fijn als het te horen is. Is het belangrijk? Zorg dat het te verstaan is. Zo niet: laat de voice-app achterwege.

5. Herhaal niet. Als niemand terug praat, kun je de neiging krijgen om steeds opnieuw je punt te maken. Weersta deze neiging. Herhalen is overbodig. Iets opnieuw zeggen is storend. Herhaling is niet nodig.

En als bonus, voor de ontvanger die in stilte lijdt: kun je écht niet tegen voice-apps, geef dat dan duidelijk aan. Dan ontvang je ze namelijk niet meer. Ook dát is professionele communicatie.

Thijs Launspach is psycholoog en stressexpert. Hij is auteur van onder meer Je bent al genoeg - Mentaal gezond in een gestoorde wereld (2022), Werk kan ook uit (2020) en Fokking druk (2018).

Bekijk hier al onze video’s over werk en carrière: