Het functioneringsgesprek is een onderdeel van de traditionele humanresourcecyclus, een vorm van personeelsmanagement die al in 1920 is ontstaan. Deze cyclus omvat alle momenten waarop leidinggevenden en medewerkers met elkaar praten over prestaties, doelen en ontwikkeling. Eigenlijk begint het al bij de eerste sollicitatie. Andere onderdelen zijn het planningsgesprek, functioneringsgesprek en los daarvan het beoordelingsgesprek.

Maar door de jaren heen is veel onduidelijkheid ontstaan over het doel van die verschillende gesprekken. Soms geven bedrijven er zelfs een eigen draai aan. Dat heeft ook ‘Mirjam’ (echte naam bekend bij de redactie) gemerkt. Een half jaar nadat Mirjam was aangenomen bij een prestigieus kantoor, kwam het eerste functioneringsgesprek in zicht. ,,Alles was nieuw voor me. Ik had geen idee wat ik kon verwachten.” 

Dat had mede te maken met de organisatie. Haar leidinggevende had het extreem druk en gaf weinig informatie over het naderende gesprek. ,,Ik was heel bang dat ik te horen zou krijgen dat ik niks goed deed en dat mijn contract niet verlengd zou worden. Dat maakte me bloednerveus. Alle mogelijke doemscenario’s spookten door mijn hoofd.”

Daar gaat het volgens arbeidspsycholoog Annet Scholte Albers, oprichter van Evoli Bedrijfspsychologie, vaak al mis. ,,Bij veel mensen is het doel van een functioneringsgesprek niet helder. Dat zorgt voor onnodige spanning en onzekerheid. Het functioneringsgesprek kun je zien als een evaluatiemoment. Hoe gaat het, zowel zakelijk als privé? Dat is de eerste vraag die gesteld zou moeten worden.” Het uiteindelijke doel is een prettig contactmoment tussen leidinggevende en medewerker, om iemand zo lang mogelijk inzetbaar te houden. ,,Het is dus per definitie géén moment van beoordeling, laat staan een reprimande.”

Mirjam heeft andere ervaringen. Voor haar waren functioneringsgesprekken eerder een nachtmerrie. ,,Het gesprek moest altijd plaatsvinden tijdens een lunch, in een restaurant buiten kantoor. Aangezien ik geen auto heb, betekende het dat ik mee moest rijden met mijn leidinggevende. Op het moment dat ik in zijn auto stapte, brak het zweet me al uit.” De autorit duurde voor haar gevoel uren en eenmaal in het restaurant kreeg Mirjam geen hap door haar keel. ,,Het deed me denken aan een ongemakkelijke eerste date, waarbij je jezelf van je beste kant moet laten zien.” 

Hoewel het gesprek uiteindelijk meeviel en ze inmiddels al zes jaar in vaste dienst is, blijft ze als een berg opzien tegen die jaarlijkse verplichte lunch met haar leidinggevende. ,,Soms krijg ik complimenten en voel ik me erna blij en opgelucht. Maar ik heb ook meegemaakt dat mijn leidinggevende letterlijk met de handen in het haar zat omdat het zo slecht ging met het bedrijf. Ik had geen idee wat ik daarmee aan moest. Dat had toch niks met mijn functioneren te maken?”

Volgens Scholte Albers is het aan de leidinggevende om een positieve sfeer te creëren in een functioneringsgesprek. ,,Dat ligt natuurlijk ook bij het management. Hoe willen zij met hun mensen omgaan en hoe wordt dat gecommuniceerd naar de leidinggevende? Voor een gezond bedrijf met weinig verzuim, is er veel aandacht nodig voor elkaar.”

Want hoe meer werkdruk er wordt ervaren, hoe meer kans op psychische klachten. ,,Wil je dat als werkgever voorkomen, heb dan oog voor je medewerkers. Praat met ze en luister goed. Een functioneringsgesprek – of liever, een ontwikkelingsgesprek – is daar bij uitstek een goed moment voor.”

Bekijk hier al onze video’s over werk en carrière: