'Eén mail haalt je 25 minuten uit je concentratie'

Het kost gemiddeld 25 minuten om je taak te hervatten wanneer je bent onderbroken, schrijven drie onderzoekers van de Universiteit van Californië in 2005. Ze deden een klein onderzoek onder 24 kenniswerkers. Die onderbreking hoeft geen mail te zijn, maar kan ook een telefoongesprek zijn of een bezoekje van een collega. Veel mensen gaan na een dergelijke onderbreking iets anders doen voordat ze hun oorspronkelijke taak hervatten. 

Dit onderzoek wordt vaak aangehaald, in boeken, blogs en in artikelen over productiviteit. Dat is getransformeerd naar de stelling dat mail een productiviteitsmoordenaar is. Sites als Harvard Business Review, Lifehacker en The Washington Post melden dit. Het zou helemaal opgaan voor wie diepe concentratie nodig heeft in het werk. We nemen contact op met hoofdonderzoeker Gloria Mark. Zij mailt terug dat ze sinds 2005 ook nog specifiek de gevolgen van mail op de concentratie heeft bestudeerd.

Onze werkweek bestaat voor 28 procent uit mailen, beweerde onderzoeksbureau McKinsey in 2012. Daarnaast zijn we amper geconcentreerd, blijkt uit het vervolgonderzoek van Gloria Mark. Wie werkt achter een computer klikt gemiddeld na 40 seconden een ander scherm aan. Op kantoor wisselen activiteiten iedere drie minuten. Er zijn veel onderzoeken naar mailgebruik gedaan zonder dat daar algemene conclusies uit te trekken zijn. Dat heeft te maken met verschillende beroepen en veranderende techniek. 

Gloria Mark citeert zelf in haar recente onderzoek collega's die stellen dat het negen minuten duurt voordat je na een mailonderbreking verder kan met je oorspronkelijke werk. Naast de tegenstrijdige berichten is het ook nog lastig om productiviteit bij kenniswerkers te meten. Het gaat vaak om een gevoel van productiviteit. Er zijn ook mensen die zich productief voelen bij veel mailen. Dat gevoel van productiviteit gaat achteruit zodra mensen meer mailen dan ze gemiddeld doen.

Effectiviteitsdeskundigen claimen dat mailnotificaties je te veel uit je concentratie halen en dat je slechts een paar keer per dag mail moet sturen, lezen en beantwoorden. Toch besteden de mensen die dit doen soms meer tijd aan hun mail dan mensen die zich door notificaties laten onderbreken, aldus onderzoeker Mark. Het is niet zo dat stress lager wordt door het bekijken van mail op gezette tijden. 

Hoe lang mail je uit je concentratie haalt, is niet met zekerheid te zeggen. Maar dat mail één van de talloze kantoorafleidingen is, is wel zeker. Het switchen tussen taken zorgt er voor dat het 50 procent langer duurt voordat je een taak volbrengt, aldus Gloria Mark. De enige zekere conclusie is dus dat mailen je, net als veel andere wisselende taken, enorm uit je concentratie haalt.

Lees alle artikelen op het gebied van werk en carrière op onze Werkt-pagina en meld je aan voor de nieuwsbrief!